UNTAG 1945 Samarinda dipimpin oleh Rektor, yang telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-JD-03tentang Job Description Universitas. Perencanaan disusun berdasarkan rapat kerja Pimpinan  untuk menentukan rencana kerja lima tahun mendatang yang dijabarkan dalam tiap tahun. Pengembangan staf (dosen, administrasi, teknisi) dilakukan berjenjang baik melalui tugas belajar maupun program magang.

1.    Planning(Perencanaan) :

Rektor sebagai pimpinan institusi secara terstuktur dan rutin di awal Tahun Akademik menetapkan rencana kerja (RKAT) yang berhubungan dengan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat (Tri dharma) dan operasional ketatalaksaan penyelenggaraan berdasarkan kalender akademik.  Pola penyusunan perencanaan (planning) ini dilakukan secara partisipatif guna meningkatkan sense of ownership dan kepedulian bagi upaya pengembangan organisasi, baik antara pimpinan universitas, fakultas, lembaga dan unit kerja yang ada..

2.    Organizing (Pengaturan) :

Rektor dibantu oleh WR1, WR2, dan WR3 mengelola aktivitas, proses dan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas kinerja institusi. Upaya ini didukung dengan pembagian kerja sesuai tupoksi. Hal ini untuk mempersiapkan proses penyusunan perencanaan yang akan menjadi panduan bagi seluruh unsur pelaksana di Universitas dan Fakultas dalam melaksanakan pekerjaannya (actuating).  Untuk melaksanakan rencana yang telah ditetapkan, maka secara periodik dilakukan proses monitoring dan evaluasi (Monev) untuk mengevaluasi kinerja program/kebijakan. untuk memberikan gambaran jelas tentang mekanisme dalam melakukan perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan-kebijakan universitas, maka disusun dan ditetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan SOP adalah tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Sejak tahun 2012 Untag 1945 Samarinda telah memiliki SOP berdasarkan Keputusan Rektor Nomor : 47/SK/2014, tentang Pembentukan dan Pengangkatan Panitia Penyusun Alur Kerja/Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Rangka Implementasi Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0134/0/93 di Untag. Panitia ini telah menyusun dokumen SOP yang meliputi;

·           Prosedur administrasi akademik, terdiri dari 24 prosedur administrasi kegiatan

·           Prosedur administrasi keuangan, terdiri dari 17 prosedur administrasi kegiatan

·          Prosedur adminsitrasi umum, terdiri dari 46 prosedur administrasi kegiatan

·          Prosedur administrasi kemahasiswaan, terdiri dari 14 prosedur administrasi kegiatan.

SOP Untag tersebut bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Pada saat itu dibentuk tim penyusun Organisasi  dan Tata Kerja (OTK), Uraian Tugas dan Alur Kerja (SOP).

3.    Staffing:

Rektor sebagai pimpinan institusi menetapkan dan mengembangkan personil mengacu dan sesuai dengan struktur organisasi sehingga seluruh karyawan diharapkan dapat bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Untuk melaksanakan kegiatan (actuating) sesuai rencana yang telah ditetapkan, maka secara periodik dilakukan proses monitoring dan evaluasi (Monev) untuk mengevaluasi kinerja program/kebijakan.

4.    Leading:

Sebagai seorang pimpinan institusi, Rektor  menjalankan tugasnya sesuai dengan WT (wewenang dan tugas) yang ada sehingga mampu untuk mengarahkan dosen, tenaga kependidikan, dan karyawan untuk bersama-sama mewujudkan VMTS yang telah ditetapkan dalam Statuta, Renstra dan RKAT Universitas.

5.    Controlling:

Sebagai seorang pimpinan institusi, Rektor melaksanakan fungsi pengendalian implementasi semua aktivitas secara berkelanjutan melalui peninjauan, monitoring dan pengawasan terhadap semua pelaksanaan program kerja yang telah ditetapkan berdasarkan indikator pencapaian sesuai RKAT. Secara operasional pelaksanaan penjaminan mutu pelayanan dan kegiatan akademik dan non akademik dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) melalui SPMI serta diaudit secara internal oleh tim auditor universitas dan fakultas melalui mekanisme AMI pada setiap akhir semester.

Untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan dan pengelolaan institusi, UNTAG 1945 Samarinda memiliki Rancangan dan Analisis Jabatan yang pelaksanaannya dilakukan oleh Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) UNTAG1945 Samarinda. Sehingga perekrutan, penempatan dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan yang dihasilkan sesuai dengan hasil pemetaan kebutuhan SDM menurut jumlah dan spesifikasi kompetensi yang telah direncanakan untuk mendukung penyelenggaraan Tri Dharma (Syarat-syarat untuk pengangkatan Jabatan Unsur Pimpinan, Unsur PelaksanaAkademik dan Unsur Penunjang terdapat pada Statuta Universitas Tahun 2013 – 2017).

Disamping Rancangan dan Analisis Jabatan, maka Untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan dan pengelolaan institusi, maka masing-masing personil yang menempati struktur jabatan organisai baik di tingkat universitas, fakultas, maupun unit kerja memiliki uraian tugas sesuai dengan tupoksi masing-masing sehingga diharapkan masing-masing personil yang menempati posisi struktural dapat melaksanakan peran secara jelas sesuai dengan tupoksinya. Uraian tugas masing-masing personil sesuai dengan jabatan struktural terdapat pada Statuta Universitas dan dokumen SPMI.

Untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan dan pengelolaan institusi, maka UNTAG 1945 Samarinda memiliki mekanisme dan prosedur kerja yang telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-JD-12.2tentang Job Description (Tugas Pokok, Fungsi jabatan, dan Rincian Tugas) Bagian Kepegawaian sehingga diharapkan terjadi keselarasan dan harmonisasi koordinasi dalam melaksanakan pelayanan dan kegiatan akademik dan non akademik di seluruh unit kerja yang ada. Kejelasan mekanisme dan prosedur kerja terbukti telah meningkatkan mutu pelayanan (Service Excelent Programme) secara berkelanjutan di lingkungan UNTAG 1945 samarinda sejak tahun 2014.

  UNTAG 1945 Samarinda telah melaksanakan Program peningkatan kompetensi manajerial yang sistematis untuk pengelola unit kerja,  yang dapat menjamin keefektifan dan efisiensi manajemen operasi di setiap unit kerjamelaluipengiriman staf (dosen dan tenaga kependidikan) untuk mengikuti pelatihan dalam berbagai bidang pekerjaan. Jenis pelatihan yang diikuti adalah diklat struktural antara lain : pelatihan kepegawaian, PD DIKTI, Perpustakaan, IT, pengelolaan beasiswa, siakad, eluntas, jurnal ilmiah, borang, KKNI, SPMI, Pekerti, AA, Metodologi Penelitian, penulisan buku ajar/modul; pelatih pendamping kegiatann kemahasiswaan, PIK, kolokium kurikulum dan berbagai pelatihan yang erat dengan peningkatan kompetensi. Sebagian besar dari pengiriman ini sudah merupakan tindakan antisipatif terhadap kebutuhan peningkatan kualitas pengelolaan universitas dan selanjutnya peningkatan kompetensi manajerial dari pada tindakan reaktif.

Laporan tahunan UNTAG 1945 Samarinda atas pertanggungjawabnya sebagai unit pelayanan  publik di bidang pendidikan tinggi menjadi keharusan dan didiseminasikan dalam beberapa bentuk atau media. Materi pertanggungjawaban tersebut, disamping berfungsi sebagai laporan pertanggungjawaban kepada yayasan  dan masyarakat juga menjadi acuan perbaikan dan peningkatan mutu kinerja UNTAG 1945 Samarinda kedepan dan sumber acuan para pemangku kepentingan dalam rangka memperoleh manfaat semaksimal mungkin atas pelayanan yang disediakan serta acuan atau menginspirasi pemberian kritik untuk kemajuan. Diseminasi hasil kerja UNTAG 1945 Samarinda sebagai akuntabilitas publik disampaikan kepada masyarakat melalui:

1.    Perayaan Dies Natalis, Rektor  menyampaikan pidato dies natalis pada Rapat Senat Luar Biasa, bersifat terbuka, diselenggarakan setiap tahun, minggu kedua bulan Oktober. Pidato ini berupa laporan capaian kinerja universitas dan dikemas dalam bentuk buku yang isinya meliputi; (1) Visi, Misi, dan Nilai yang menjadi acuan dasar dalam pengelolaan dan pengembangan UNTAG 1945 Samarinda  (2) Capaian program tridharma prioritas, (3) Kinerja Manajemen  Keuangan, dan (4) Rencana pengembangan jangka pendek dan jangka panjang. Rapat ini diikuti oleh para pemangku kepentingan antara lain Koordinator Kopertis Wil XI Kalimantan, Gubernur Provinsi Kalimantan Timur selaku Ketua Dewan Penyantun, para anggota Dewan Penyantun secara eks ofisio sebagai anggota Muspida Provinsi Kalimantan Timur,  para pebisnis dan tokoh masyarakat nasional dan daerah. Selain itu rapat ini juga dihadiri oleh tamu khusus yang dianggap penting  dalam rangka pengembangan univesitas, antara lain tokoh  nasional dan  internasional yang sedang berpengaruh, pimpinan perguruan tinggi dan atau lembaga riset dalam/luar negeri; dengan kegiatan dalam bentuk orasi ilmiah dan atau penandatangannan nota kesepahaman/kerjasama, serta dimuat dalam berita media elektronik (TV) dan cetak (Koran kaltim pos dan tribun kaltim).

2.  Rapat Kerja Tahunan UNTAG 1945 Samarinda, diselenggarakan Setiap Bulan Desember. Rektor  melaporkan  hasil  kerja setahun terakhir yang akan  menjadi acuan penetapan strategi implementasi program tahunan, jangka  pendek, dan jangka panjang  untuk  tahun-tahun berikutnya. Pada rapat kerja ini dilakukan dua kegiatan utama, yaitu  laporan  kinerja setiap unit (fakultas, lembaga, biro, dan UPT) dan  penetapan Program Kerja setahun  kedepan. walaupun rapat kerja ini tidak terbuka bagi  masyarakat  umum tetapi  tetap merupakan  wahana  pertanggungjawaban  kinerja universitas  kepada masyarakat.

3.  Pidato Wisuda, Rektor melaporkan hasil kerja UNTAG 1945 Samarinda khusus tentang  penyelenggaraan pendidikan sebanyak satu kali pada bulan Oktober setiap tahunnya yang dirangkaikan dengan dies natalis.  Dalam pidato wisuda tersebut, rektor melaporkan  hasil praktik baik usaha pengembangan pembelajaran  yang  sedang diselenggarakan, ditunjukkan oleh peningkatan IPK  rata-rata lulusan  dan  masa studi  rata-rata yang makin pendek. Usaha perbaikan pembelajaran tersebut mulai dari pelatihan dosen, penyediaan bahan ajar secara manual dan digital, dan perbaikan sarana/prasarana pembelajaran  serta penciptaan lingkungan belajar yang makin kondusif dalam tahun berjalan.

4.  Pangkalan  Data  Perguruan Tinggi (PDPT), sebelumnya bernama Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) yang dikelola oleh Ristekdikti, dapat ditemui data hasil kerja UNTAG 1945 Samarinda, khusus yang berhubungan dengan masalah  akademik, yaitu mahasiswa terdaftar dan  aktif setiap tahun, dosen dan kegiatan  tri dharma, dan nilai hasil belajar setiap mahasiswa dari semester ke semester. Pemenuhan pelaporan data ke PDPT menjadi syarat awal pengajuan  akreditasi  program  studi  dan  syarat  awal  pengajuan dosen mengikuti proses sertifikasi.

5.  Akreditasi BAN-PT, penyajian data dan pengisian borang akreditasi bagi setiap program studi  juga merupakan wujud  pertanggungjawaban  hasil  kerja universitas melalui program-program studi yang ada. Melalui LPM, teranggarkan  pembiayaan  reakreditasi setiap program studi sekali 5 tahun dan pengajuan akreditasi bagi program studi baru. LPM, selain mengelola pembiayaan tersebut juga menjadi pusat koordinasi pengisian borang akreditasi  melalui  lokakarya, pengisian borang akreditasi oleh suatu task foce program studi, dan simulasi skor akreditasi yang verifikasi oleh para asesor BAN-PT.

6.  Website UNTAG 1945 Samarinda, yaitu www.untag-smd.ac.id, membuat profil UNTAG 1945 Samarinda, yang terdiri atas profil setiap unit, hasil kerja dan kegiatan, berita aktivitas yang telah berlangsung, serta bentuk pelayanan UNTAG 1945 Samarinda baik kepada sivitasnya sendiri  maupun  kepada masyarakat luas. Web ini telah diperkenalkan sejak tahun 2010. Pengelola website ini adalah unit pelaksana teknis tersendiri, yaitu UPT Infokom. Website ini juga mengelola pelayanan online berbagai kegiatan akademik, seperti pendaftaran peserta seleksi mahasiswa baru, registrasi dan pengisian KRS mahasiswa, KHS, Transkrip, Ijazah, Penelitian, Abdimas, kerjasama dan Informasi lainnya.

UNTAG 1945 Samarinda memiliki kriteria dan instrumen penilaian untuk mengukur kinerja pada setiap unit kerja melalui sistem audit internal yang menjamin kepastian semua program yang telah direncanakan dan semua lini organisasi berfungsi dengan baik, dan sesuai dengan ketersediaan pembiayaan dan tenaga yang terampil. UNTAG 1945 Samarinda memiliki unit-unit pemantau sebagai berikut.

Pada tahun 2006 telah terbentuk satuan kerja penjaminan mutudengan nama Unit Pelaksana Teknis Kantor Jaminan Mutu (UPT KJM). Kemudian berubah menjadi UPT Penjaminan Mutu SK Nomor P 103/SK/2010.  Sejak tahun 2013 UPT KJM berubah nama menjadi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) berdasarkan SK Rektor Nomor : 79/SK/2015, tanggal 16 Nopember 2016. Tugas pokok dan fungsi LPM adalah :

a.      Memonitor dan mengevalusi laporan pengelolaan keuangan, asset, kinerja sumber daya manusia, dan administrasi akademik;

b.      Melakukan klarifikasi, verifikasi, dan investigasi, terhadap unit kerja atau perorangan yang dinilai melakukan penyimpangan dalam pengelolaan keuangan, asset, kinerja sumber daya manusia, dan atau administrasi/ penyelenggaraaan kegiatan akademik; dan

c.      Melaporkan hasil klarifikasi, verifikasi, dan investigasi kepada pimpinan universitas sebagai acuan tindakan penertiban untuk menjamin terlaksananya program sebagaimana mestinya.

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya LPM membentuk satuan Audit Mutu Internal yang beranggotakan para auditor yang telah mengikuti TOT Auditor dan memiliki sertifikat (dari UGM) yang bertugas melaksanakan audit internal pada setiap akhir semester.

 Untuk keefektipan dan optimalisasi pelaksanaan audit mutu internal, maka LPM membuat membuat mekanisme kerja melalui dokumen antara lain :

•        Prosedur Mutu Audit Internal (Nomor Dokumen : UNTAG-PM-06/03)

•        Panduan Audit : Jadwal, agenda, lingkup, tugas auditor dan audite (Nomor Dokumen : UNTAG-PM-06/15)

•        Kode Etik Auditor (Nomor Dokumen : UNTAG-PM-06/16)

Hasil pelaksanaan audit mutu internal dari masing-masing unit kerja dilaporkan oleh tim auditor kepada LPM sesuai dengan Prosedur Mutu yang telah ditentukan. Kemudian temuan kesesuaian/ketidaksesuaian oleh Ketua LPM dilaporkan kepada rektor untuk dilakukan desiminasi sebagai Rencana Tindak lanjut (RTL) bahan pertimbangan kebijakan pimpinan universitas. Pelaporan hasil verifikasi dan atau investigasi suatu masalah kepada Rektor dilakukan segera mungkin bila masalah tersebut dipandang perlu mendapat penyelesaian secepatnya. Sedangkan hal-hal yang memerlukan penyelesaian oleh beberapa jenjang struktural maka dilaporkan berkala minimal enam bulan sekali/semester. Diseminasi RTL hasil temuan LPM disampaikan oleh Rektor melalui rapat koordinasi tingkat universitas yang diikuti pimpinan unit kerja, fakultas, lembaga,biro, dan UPT, atau pada rapat senat universitas. Mekanisme rapat tinjauan manajemen RTL telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-PM-06/06tentang Prosedur Mutu Rapat Tinjauan Manajemen.

LPM dalam melaksanakan tugasnya menyediakan dokumen mutu sesuai dengan standar mutu pendidikan tinggi sebagai acuan atau pedoman pelaksanaan sistim penjaminan mutu perguruan tinggi di lingkungan UNTAG 1945 Samarinda (dokumen tersedia) yang scara umum meliputi :.

1.    Piagam Mutu Akademik dan Non-Akademik

2.    Kebijakan Mutu Akademik dan Non-Akademik;

3.    Manual/Prosedur Mutu Akademik dan Non-Akademik;

5.    Standar Mutu Akademik dan Non-AkademikAMAI;

6.    Formulit Standar dan

8.    SOP Standar.

Selain dokumen itu, dalam rangka penciptaan suasana kegiatan akademik yang kondusif juga telah diterbitkan keputusan Rektor tentang:

1.    Peraturan akademik

2.    Format kurikulum berbasis kompetensi

3.    Pembelajaran remedial dan penutup strata

4.    Format dan prosedur penerbitan ijazah

5.    Instrumen monitoring SCL dan elearning

6.    Ketentuan ketertiban mahasiswa dalam kampus

7.    Prosedur pembukaan dan penutupan program studi

8.    Pedoman penyelenggaraan PKL

9.    Penetapan kodifikasi nomor induk mahasiswa dan mata kuliah

10.  pedoman penerimaan mahasiswa berijazah D-3

UNTAG 1945 Samarinda sebagai institusi pendidikan tinggi bagian dari Kementerian, Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia serta sekaligus sebagai wujud akuntabilitas public, maka secara berkala dilakukan audit eksternal yang antara lain dilakukan oleh berbagai lembaga eksternal seperti: BAN-PT, Audit ISO 9001:2008/IWA 2, serta kantor akuntan public. Dalam memperlancar audit eksternal tersebut, UNTAG1945 Samarinda melalui LPM (Lembaga Jaminan Mutu) melakukan koordinasi melalui SPI dengan unit kerja yang ada di lingkup UNTAG1945 Samarinda, terutama pada unit kerja yang akan menjadi cakupan audit dari lembaga eksternal yang bersangkutan. Khusus untuk audit dari BAN-PT, koordinasi dilakukan oleh LPM melalui AMAI terutama pada program studi yang akan divisitasi. Hasil temuan audit kemudian dirangkum oleh AMAI untuk kemudian didiskusikan dengan pimpinan guna menindaklanjuti hasil temuan audit  untuk dicari solusinya.

1.    BAN-PT

BAN-PT melakukan asesmen akreditasi terhadap program studi dalam lingkup UNTAG 1945 Samarinda, maupun akreditasi institusi perguruan tinggi sesuai permintaan. Audit eksternal dari BAN-PT, UNTAG 1945 Samarinda melalui LPM melakukan koordinasi dengan program studi yang akan dan atau perlu melakukan pengajuan akreditasi, baik pada saat penyiapan dokumen boring/evaluasi diri, penyiapan data, dan persiapan visitasi. Ruang lingkup pemeriksaan BAN=PT yaitu melakukan verifikasi standar yang wajib dipenuhi perguruaan tinggi sebagai berikut:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian

Standar 2. Tata pamong, kepemimpianan, system pengelolaan, dan penjaminan mutu

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan

Standar 4. Sumber Daya Manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta system informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

                Tahapan pelaksanaan akreditasi dimulai dengan pengisian Borang Akreditasi sesuai pedoman yang diterbitkan oleh BAN-PT, setelah boring rampung dikirim ke BAN-PT, selanjutnya:

1)       BAN-PT melakukan desk assesment, yaitu verifikasi asesor BAN-PT atas boring dan kelengkapannya yang telah diajukan dan kesesuaian dengan pedoman boring akreditasi, dan diberikan skor berdasarkan lembar skor boring yang telah ditetapkan BAN-PT, hasilnya adalah skor desk assessment.

2)      BAN-PT menetapkan personil asesor yang ditugaskan melakukan visitasi ke program studi atau perguruan tinggi yang mengajukan boring akreditasi dan mengirim surat ke program studi atau perguruan tinggi bersangkutan serta menerbitkan surat penugasan asesor yang bersesuaian.

3)       Pelaksanaan visitasi dilakukan untuk memverifikasi isi boring akreditasi dan fakta di lapangan dengan menemui:

a.      Pimpinan Universitas, fakulta, dan program studi

b.      Taskforce penyusun borang akreditasi

c.      Sampel dari sejumlah mahasiswa dari semua angkatan

d.      Dosen dan pegawai

e.      Pantau lapangan, sarana dan prasarana, serta dokumen pendukung boring

f.       Wrap up, menyampaikan hasil visitasi tanpa Tanya jawab dan skor tetap menjadi rahasia BAN-PT, diikuti oleh pimpinan fakultas/perguruan tinggi dan taskforce.

4)      Asesor BAN-PT melaporkan hasil visitasi ke Komisi BAN-PT

5)      BAN-PT menerbitkan sertifikasi akreditasi berdasarkan hasil pertimbangan Komisi BAN-PT.

Setelah program studi atau perguruan tinggi menerima surat keputusan BAN-PT tentang hasil akreditasi maka program studi atau perguruan tinggi mengambil sikap dan tindakan yang perlu dilakukan bila skor akreditasi tidak memuaskan.

2.    Audit/Surveillance ISO 9001:2008

Saat ini sudah 9 unit kerja dalam UNTAG 1945 Samarinda yang telah menerapkan ISO 9001:2008 yaitu Kantor Pusat Rektorat (BAU), BAAKPSI, Keuangan, LPM, Perpustakaan, LPPM,  Lab. Komputer, Lab Dasar Pertanian, dan Fakultas Pertanian. ISO tersebut mulai tahun 2014 dan telah dilakukan audit. Adapun lingkup audit ISO 9001:2008 mencakup aspek kesesuaian dengan SOP menajemen (input, proses dan output) hasil atau capaian sasaran mutu yang telah dijanjikan dalam dokumen ISO yang telah ditetapkan oleh unit kerja yang bersangkutan. Tahapan audit atau surveillance ISO adalah sebagai berikut:

a.       Sekitar 2 (dua) bulan sebelum waktu surveillance jatuh tempo, tim audit internal ISO melakukan verifikasi kesesuaian kinerja nyata sasaran mutu dan standar pelayanan minimal yang dijanjikan, semua ketidaksesuaian yang ditemukan auditor internal dipulihkan kembali sehingga sesuai.

b.      Setelah ketidaksesuaian dipulihkan, pimpinan unit pemegang sertifikasi ISO 9001:2008 menyampaikan kepada perwakilan ISO di Indonesia yaitu SEI Indonesia yang berkedudukan di Surabaya, unit kami siap dilakukan audit.

c.      Sebelum auditor ISO datang, terlebih dahulu menetapkan sasaran mutu secara sampling yang akan diperiksa. Selanjutnya menyampaikan surat yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan personil yang akan melakukan audit.

d.      Temu awal auditor ISO, dipimpin unit pemegang ISO, diikuti oleh pimpinan sub-sub unit yang berkaitan dengan sasaran mutu, dan auditor ISO sebagai narasumber, menjelaskan hakikat surveillance dan jadwal pelaksanaannya.

e.      Pelaksanaan pemeriksaan, bila ada sesuatu yang ditemukan tidak sesuai mutu yang dijanjikan maka pimpinan unit diminta menjelaskan atau memperbaikinya, dan sedapat mungkin dapat diperbaiki.

f.       Rapat temu akhir, dipimpin oleh pimpinan unit pemegang sertifikat ISO narasumber Auditor ISO dan diikuti oleh pimpinan unit-unit terkait. Apabila temuan itu dapat dipulihkan maka sertifikat ISO akan terbit paling lambat 2 minggu kemudian.

g.      Penangguhan sertifikat surveillance, bila terdapat kinerja sasaran mutu tidak mencapai standar minimal seperti yang dijanjikan maka unit yang bersangkutan diberi kesempatan maksimal 6 bulan untuk memulihkannya, dan bila terpulihkan sertifikat surveillance terbit, tetapi bila tidak pulih sertifikat ISO dicabut.