Upaya penjaminan mutu pendidikan di UNTAG 1945 Samarinda telah dilakukan sejak universitas berdiri pada tahun 1962. UNTAG 1945 Samarinda terus berupaya untuk menyesuaikan diri dengan peraturan DIKTI yang menggalakan program penjaminan mutu perguruan tinggi sesuai dengan paradigma baru perguruan tinggi, maka kegiatan tersebut lebih diintensifkan melalui berbagai kegiatan lokakarya penjaminan mutu dan pembentukan lembaga, unit dan kelompok kerja. Instrumen tersebut bertugas menangani system penjaminan mutu untuk melakukan pemantauan dan evaluasi serta memberikan saran-saran perbaikan terhadap kinerja manajemen, baik untuk program studi, fakultas, maupun untuk tataran universitas demi terjadinya perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan (continous improvement).

Berdasarkan Keputusan Rektor Nomor :06 /SK/.2006 tanggal 7 Maret 2006 dibentuk tim Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) tingkat Universitas sebagai acuan internal  dalam memantau sekaligus menjamin komitmen universitas dalam pelaksanaan tugas unit-unit yang operasional dalam pengembangan akademik khususnya yang berkenaan dengan penjaminan mutu akademik.

Pada tahun 2006 UNTAG 1945 Samarinda juga melakukan pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SMPT) dan pelatihan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) sebanyak dua gelombang bekerja sama dengan Kantor Jaminan Mutu UGM. Pelatihan ini diikuti oleh 40 peserta yang merupakan perwakilan semua fakultas yang ada di lingkup UNTAG 1945 Samarinda. Hasil pelatihan ini menambah staf dosen UNTAG 1945 Samarinda yang mempunyai sertifikat sebagai Auditor Mutu Akademik internal, sekitar 40 orang.

Penjaminan Mutu di lingkungan UNTAG 1945 Samarinda di tingkatkan keberadaannya melalui Surat Keputusan (SK) Rektor Nomor. 38/SK/2012 tanggal 5 Mei 2012 telah dibentuk tim Penyusunan Visi dan Misi UNTAG 1945 Samarinda yang bertugas menyusun panduan pengembangan yang bersifat strategik di UNTAG 1945 Samarinda. Tim tersebut merumusan Visi, Misi dan  Tujuan Universitas yang selanjutnya dijabarkan dalam Rencana Strategis (Renstra) UNTAG 1945 Samarinda. Secara garis besar manual mutu mencakup : Pernyataan Mutu; Kebijakan Mutu;   Unit Pelaksana; Standar Mutu; Prosedur Mutu; Instruksi Kerja; Pentahapan Sasaran Mutudan terintegrasi dalam suatu sistem dokumen (terdapat pada dokumen SMPI)

Tabel 2.2. Dokumen Mutu dan Penanggung Jawab

Pada akhir tahun 2006, draft dokumen manual mutu yang berisi, antara lain Pernyataan Mutu; Kebijakan Mutu;   Unit Pelaksana; Standar Mutu; Prosedur Mutu; Instruksi Kerja; dan Pentahapan Sasaran Mutu telah dibuat. Tahun 2007, dokumen tersebut telah disosialisasikan kepada unit-unit pelaksana akademik untuk mendapatkan masukan dan saran perbaikan demi kesempurnaan dokumen tersebut. Pada tahun 2013 dokumen manual mutu telah ditetapkan oleh Rektor sebagai acuan pelaksanaan penjaminan mutu di UNTAG 1945 Samarinda.

Implementasi penjaminan mutu, berdasarkan manual mutu tersebut, telah dilaksanakan di setiap unit pelaksana akademik padawa awal tahun 2007. Manual mutu tersebut direvisi kembali tahun 2012. Sementara itu, sebelum implementasi, telah dilakukan pelatihan-pelatihan penjaminan mutu di setiap unit pelaksana akademik demi meningkatkan kesadaran pentingnya penjaminan mutu.  Penjaminan mutu di UNTAG1945 Samarinda, juga telah dilakukan sertifikasi  melalui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sejak tahun 2014. Pelaksanaan audit mutu internal yang dilakukan pada setiap unit kerja pada setiap akhir semester telah mencerminkan Penjaminan mutu sudah berjalan di seluruh unit kerja yang mencakup siklus PPEPP (penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi pelaksanaan standar, pengendalian pelaksanaan standar dan peningkatan standar) yang dibuktikan dalam bentuk laporan monev dan audit (RTL). Hal ini telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-PM-06/01tentang Prosedur Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal.

1. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di Bidang Pendidikan dan tindaklanjutnya.

       Monitoring dan evaluasi proses belajar mengajar, dilakukan secara berjenjang dari Program Studi, Fakultas dan tingkat Universitas oleh tim audit mutu internal. Pada tingkat Program Studi, monitoring dilakukan terhadap rencana pembelajaran dan keterlaksanaan perkuliahan. Monitoring rencana pembelajaran dilakukan oleh Program Studi, kemudian disampaikan ke tingkat Fakultas/Unit Penjaminan Mutu Fakultas. Sedangkan monitoring absen keterlaksanaan dan kehadiran, pelaksanaannya oleh Prodi kemudian dikirim ke tingkat Universitas  dalam hal ini Pembantu Rektor Bidang Akademik/LPM. Hasil Monitoring dan evaluasi kemudian ditindaklanjuti secara kombinasi top-down dan botton-up baik dalam rangka untuk perbaikan maupun untuk teguran/sanksi bagi yang kurang kinerjanya

       Usaha memperlancar aktifitas pelaksanaan pembelajaran, setiap semester dicetak buku panduan dan disampaikan kepada Fakultas untuk dipasang ditempat papan pengumuman atau tempat yang mudah terjangkau pandangan dengan mudah. Panduan tersebut memuat kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap level: universitaas, fakultas, Prodi/bagian, dosen penasehat akademik, dosen pengampu mata kuliah, dan mahasiswa dalam pelaksanaan pembelajaran dari minggu ke minggu. Panduan tersebut memuat kegiatan registrasi/pembayaran SPP/pengisian KRS  secara online, pelaksanaan pembelajaran, pelaksanaan penilaian/evaluasi, dan pelaksanaan pelaporan nilai hasil belajar secara online.

2. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di Bidang Penelitian dan tindaklanjutnya.

       Monitoring dan evaluasi di bidang penelitian, dilakukan secara berjenjang mulai dari tingkat Program Studi, kemudian diverifikasi pada tingkat Fakultas, dan diteruskan ke tingkat Universitas dilakukan oleh tim audit mutu internal. Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) juga melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan penelitian dosen. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian ditindaklanjuti secara kombinasi top-dowwn dan botton-up baik dalam rangka untuk perbaikan maupun untuk teguran/sanksi bagi yang kurang kinerjanya. Sebagai pedoman penyelenggaraan penelitian, LPPM bekerjasama dengan program studi dan fakultas menyusun dan menerbitkan road-map penelitian yang menjadi acuan dan arahan topic-topik penelitian yang perlu dilakukan dosen setiap program studi dan fakultas, dan dievaluasi/dikembangkan setiap tahun. Dalam road-map penelitian tersebut dilakukan pengelompokan yaitu Ilmu-ilmu pertanian dan kehutanan,  ilmu-ilmu sains dan teknologi, ilmu-ilmu sosial dan ekonomi.

3. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di Bidang Pelayanan /Pengabdian Kepada Masyarakat dan tindak lanjutnya.

       Seperti halnya monitoring dan evaluasi di bidang penelitian, monitoring dan evaluasi di bidang pengabdian pada masyarakat juga dilakukan secara berjenjang mulai dari tingkat program studi melalui seminar di tingkat program studi, kemudian diverifikasi pada tingkat fakultas, dan diteruskan ke tingkat universitas dilakukan oleh tim audit mutu internal Disamping itu Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) juga melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan pengabdian pada masyarakat dosen.  Hasil monitoring dan evaluasi kemudian ditindaklanjuti secara kombinasi top-down dan botton-up baik dalam rangka perbaikan maupun untuk teguran/sanksi bagi yang kurang kinerjanya di bidang abdimas.

4. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di bidang sarana prasarana dan tindak lanjutnya

       Monitoring dan evaluasi di bidang sarana dan prasarana dilakukan oleh Biro Umum dengan bantuan tim audit mutu internal. Secara berkala tim teknis yang dibentuk oleh Biro Umum kemudian melakukan inventarisasi dan appraisal terhadap sarana dan  prasarana kampus UNTAG 1945 Samarinda. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian dibahas dalam rapat koordinasi bidang administrasi umum, keuangan dan sumberdaya (di bawah koordinasi WR II) untuk rencana tindak lanjut atas temuan hasil monitoring dan evaluasi  serta dilaporkan kepada rektor dan yayasan.

5. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di bidang keuangan dan tindak lanjutnya.

     Monitoring dan evaluasi di bidang keuangan dilakukan oleh Biro Keuangan.  Secara berkala tim teknis yang dibentuk oleh Biro Keuangan dibantu oleh tim audit mutu internal kemudian melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan keuangan mulai dari perencanaan, penatausahaan, penggunaan anggaran dan pelaporan anggaran unit kerja. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian dibahas dalam rapat koordinasi bidang administrasi umum, keuangan dan sumberdaya untuk rencana tindak lanjut atas temuan hasil monitoring dan evaluasi dan selanjutnya dilaporkan kepada rektor dan yayasan.

6. Monitoring dan Evaluasi Hasil Penjaminan Mutu di bidang manajemen dan tindak lanjutnya.

       Monitoring dan evaluasi di bidang sarana dan prasarana, monitoring dan evaluasi di bidang juga dilakukan oleh Biro Administrasi Umum dan dibantu oleh tim audit mutu internal. Secara berkala tim teknis yang dibentuk oleh Biro Administrasi Umum kemudian melakukan monitoring dan evaluasi  terhadap aspek manajemen dalam lingkup UNTAG 1945 Samarinda mulai dari tingkat universitas, fakultas, lembaga, UPT, dan Program Studi. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian dibahas dalam rapat koordinasi bidang administrasi umum, keuangan dan sumberdaya untuk rencana tindak lanjut atas temuan hasil monitoring dan evaluasi serta dilaporkan kepada rektor dan yayasan.

UNTAG 1945 Samarinda memberikan pembinaan yang sangat baik dalam hal pengembangan program studi melalui komisi pengembangan akademik (KPA) yang bertugas mengembangkan konsep dan desain pendidikan/akademik pada setiap program studi yang ada seperti pendampingan dalam penyusunan restra dan renop; penyusunan kurikulum dan sebaran matakuliah;  penyususnan RKAT serta pengembangan SDM.

Sementara untuk membangun, mengimplementasikan, mengevaluasi dan pengembangan SPM terkait dengan akreditasidilakukan oleh tim pendampingan penyusunan Borang universitas bekerja sama dengan LPM. Tim tersebut berperan dalam pendampingan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan penyusunan dan pengisian borang akreditasi program studi, memonitoring dan evaluasi implementasi setiap item standar borang, memberi informasi tentang isu-isu kekinian tentang peraturan akademik serta membantu proses pengiriman berkas borang baik konfensional maupun on line.

Tim pendamping penyusunan borang juga membantu setiap program studi untuk membuat proposal hibah penguatan kelembagaan program studi untuk peningkatan akreditasi. Disamping itu yayasan melalui rektorat juga membantu pendanaan yang dibutuhkan dalam penyusunan borang akreditasi program studi.

Pada saat ini UNTAG 1945 Samarinda memiliki basis data yang terintegrasi baik pada tingkat institusi dan program studi melalui system informasi manajemen (SIM), system informasi yang dimaksud antara lain :

1.  SIM Akademik,

2.  SIM Keuangan,

3.  SIM Kepegawaian dan Aset,

4.  SIM Perpustakaan.

5.  SIM AMI

6.  ERP(Enterprise Resource Planning)

Dalam rangka mendukung kelengkapan dan akurasi data setiap unit kerja telah dilengkapi dengan operator untuk input data secara berkala kemudian diverifikasi data dikompilasi pada tingkat fakultas dan universitas. Pangkalan data dalam SIM UNTAG 1945 Samarinda juga kompatibel dengan system PDPT Dikti serta dengan mudah dapat diakses oleh program studi dalam mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri dan akreditasi.

No.

Status Akreditasi

Jumlah Program Studi

Total

Akademik

Profesi

Vokasi

S-3

S-2

S-1

Sp-2

Sp-1

Pro-fesi

D-4

D-3

D-2

D-1

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

1

Terakre- ditasi A

0

0

0

N_A=0

2

Terakre- ditasi B

0

0

7

N_B=7

3

Terakre- ditasi C

0

0

2

N_C=2

4

Akreditasi Kadalu-warsa

0

0

0

N_K=0

5

Belum Terakre-ditasi

0

0

0

N_O=0

Jumlah

0

0

9

N_PS =9