(1)   Perencanaan Penerimaan dan Pengalokasian Dana

Tahap perencanaan penerimaan dan pengalokasian dana merupakan tahap awal pengelolaan keuangan. Penyusunan perencanaan dalam bentuk Rencana Anggaran Biaya (RAB)  dan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) didasari pada Rencana Strategis (Renstra). Penyusunan RAB/RKAT diawali di masing-masing Jurusan/KPS dengan mendapatkan format RAB/RKAT dan alokasi anggaran per jurusan/KPS. Setelah RAB/RKAT tersebut diisi, kemudian selanjutnya di sampaikan ke fakultas untuk dikompilasi dan disampaikan ke tingkat Rektorat sebelum bulan April untuk usulan anggaran tahun berikutnya. Dokumen tersebut menjadi bahan pertimbangan dalam penyusunan RKAT Untag 1945 Samarinda yang selanjutnya disampaikan ke Yayasan. Setelah RAB/RKAT diputuskan melalui SK Rektor dengan persetujuan Yayasan, maka tahap selanjutnya pelaksanaan penggunaan dana dialokasikan ke masing-masing unit kerja sesuai dengan pagu anggaran yang telah direncanakan agar penggunaan anggaran sesuai dengan kegiatan yang telah direncanakan. Pengelolaan keuangan sebagaimana tersebut di atas diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-PM-13/01tentang Prosedur Mutu Pengelolaan Dana.

Penyusunan perencanaan penerimaan dana setiap tahunnya didasarkan pada prediksi penerimaan mahasiswa baru pada setiap program studi dan jumlah mahasiswa aktif pada setiap program studi tahun berjalan. Prediksi tersebut dipakai sebagai dasar untuk menentukan besarnya biaya pendidikan yang akan diperlakukan pada tahun akademik berjalan.  Prosedur penetapan biaya pendidikan telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI dengan Nomor Dokumen : UNTAG-PM-13/02tentang Prosedur Mutu Penetapan Biaya Pendidikan.

(2)   PelaporanPenggunaan Dana

Tahap pelaporan penggunaan dana merupakan tahap akhir pengelolaan keuangan. Pelaporan yang dihasilkan adalah Laporan Keuangan penggunaan dana yang dilakukan oleh setiap unit kerja (program studi, fakultas, lembaga, Biro dan UPT) berdasarkan Rab/RKAT yang telah ditetapkan. Penyusunan Laporan Keuangan mengacu pada Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) dan Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Laporan Keuangan berdasarkan SAP berupa : (1) Neraca; (2) Laporan Realisasi Anggaran; dan Catatan atas laporan keuangan, sedangkan Laporan Keuangan berdasarkan SAK berupa: (1) Laporan Realisasi Anggaran/Laporan Operasional; (2) Neraca; (3) Laporan Arus Kas; (4) Catatan atas Laporan Keuangan; dan (5) Laporan Kinerja. Pelaporan keuangan kemudian didokumentasikan dengan baik dan dapat dilihat secara real time melalui sistem keuangan sedang mekanisme pelaksanaan laporan penggunaan dana telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI denganNomor Dokumen : UNTAG-PM-13/11tentang Prosedur Mutu Penetapan Pelaporan Kas danNomor Dokumen : UNTAG-PM-13/12tentang Prosedur Mutu Laporan Keuangan.

(3)   AuditPenggunan Dana

Untuk menciptakan budaya tertib dalam penggunaan dana pendidikan pada setiap unit kerja maka dilakukan audit internal dan eksternal. Audit internal dilakukan oleh tim audit yang dibentuk oleh universitas dan yayasan. Pelaksanaan audit keuangan berkisar pada kesesuaian antara pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dananya dengan RAB/RKAT yang telah ditetapkan. Audit keuangan juga dilakukan oleh auditor eksternal yang ditunjuk agar pelaksanaan penggunaan dana tersebut dapat dipertanggungjawabkan secara public sehingga pelaksanaan pengelolaan keuangan lebih bersifat transfaran dan akuntabel.

(4)   Monitoring dan EvaluasiPenggunaan Dana

Monev dilaksanakan secara rutin melalui suatu mekanisme pemeriksaan internal yang terkait dengan ketaatan pelaksanaan SOP atas suatu kegiatan (verifikasi kelengkapan berkas) yang pada akhirnya menerbitkan laporan evaluasi monitoring dan evaluasi dalam bentuk laporan bulanan, triwulan, dan semesteran. Dalam laporan monitoring tersebut lebih menekankan pada pengukuran kinerja penggunaan keuangan internal baik secara kuantitatif maupun kualitatif apakan sesuai dengan RKAT yang telah ditetapkan dan dilakukan oleh tim audit internal keuangan yang ditetapkan oleh Rektor.

(5)   Pertanggungjawaban Penggunaan Dana kepada Pemangku Kepentingan

Laporan keuangan berdasarkan SAP merupakan laporan keuangan utama, sedangkan laporan keuangan berdasarkan SAK merupakan laporan keuangan pendukung yang menjadi lampiran dari laporan keuangan yang disampaikan ke Yayasan. Laporan keuangan yang dihasilkan dari dasar SAK juga diaudit oleh Kantor Akuntan Independen/Publik (KAP)

Laporan keuangan tersebut disamping telah dipertanggungjawabkan kepada Yayasan juga kepada stakeholder lainnya, seperti kepada Senat Universitas sebagai lembaga tertinggi di Universitas dan kepada masyarakat yang terkait.

 Mekanisme penetapan biaya pendidikan , seperti SPP dan biaya pendidkan lainnya, mengacu pada mekanisme pembuatan perencanaan yang diawali dari penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) Untag 1945 Samarinda di tingkat program studi (dengan melibatkan dosen) dengan mengisi format RKAT yang telah disiapkan dan telah ditentukan besaran dananya dari Biro Keuangan. Setelah diisi, selanjutnya dikompilasi di tingkat Fakultas (RKAT ditingkat fakultas disusun berdasarkan rencana pengembangan fakultas termasuk didalamnya pengembangan proses dan metode pembelajaran, pengembangan SDM baik dosen maupun tenaga kependidikan serta pengembangan fisik berupa sarana dan prasarana) dan selanjutnya disampaikan ke Tim Perencanaan dan Pengembangan Universitas (Tim PP) pada tingkat Rektorat. Tim PP tersebut mengkompilasi RKAT masing-masing Fakultas dan menggabungkan dengan RKAT Rektorat dan lembaga/UPT lainnya sehingga menghasilkan draft RKAT. Dalam draft RKAT tersebut telah dicantumkan rencana penerimaa dan penggunaan dana untuk satu tahun kedepan. Dalam draft RKAT tersebut telah dianggarkan salah satunya biaya pendidikan  (SPP dan biaya lainnya). Penetapan biaya pendidikan mahasiswa yang ada terlebih dahulu melalui mekanisme penetapan biaya berdasarkan analisis kebutuhan yang tercantum dalam standar pelayanan minimal (SPM) yang melibatkan pemangku kepentingan yaitu Pengurus Pengawas Yayasan, Pimpinan Universitas dan Fakulktas serta beberapa Anggota Senat Universitas 17 Agustus 1945 Samarinda. Mekanisme penetapan biaya pendidikan telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI denganNomor Dokumen : UNTAG-PM-13/02tentang Prosedur Mutu Penetapan Biaya Pendidikan.

Mekanisme penetapan Draft RKAT menjadi RKAT didahului melalui rapat pada di tingkat Senat Universitas, khususnya Komisi II (Bidang Keuangan dan Administrasi Umum). Setelah disetujui di komisi II, selanjutnya draft RKat tersebut ditetapkan oleh Rektor dengan persetujuan oleh Yayasan. RKAT yang telah ditetapkan menjadi dokumen resmi dan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana dalam penyelenggaraan pengelolaan institusu pada tahun berjalan.

Kebijakan mengenai keringanan/pembebasan biaya untuk mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu secara ekonomi yang dilaksanakan dengan secara konsisten dengan tujuan untuk meringankan beban biaya pendidikan dan mendorong prestasi mahasiswa di lingkungan UNTAG 1945 Samarinda. Mekanisme pemberian beasiswa  telah diatur dan termuat dalam dokumen SPMI denganNomor Dokumen : UNTAG-PM-11/08tentang Prosedur Mutu Pelayanan Beasiswa.

 Beberapa model beasiswa yang telah diberikan oleh UNTAG 1945 Samarinda untuk meringankan atau membebaskan biaya (baik dari internal maupun eksternal) dalam tiga tahun terakhir antara lain Beasiswa :

1.      PPA/BPM, Bidik Misi semua mahasiswa;

2.      UNTAG Peduli KALTIM, calon mahasiswa berprestasi dan tidak mampu;

3.      Kaltim Cemerlang, minimal semester 2 tidak mampu;

4.      Pertamina, Minimal semester 3 prestasi;

5.      Supersemar, minimal semester 5 prestasi;

6.      Beasiswa Kab. Kutai Kartanegara, tidak mampu dan domisili di Kukar;

7.      Bantuan Tugas Akhir Pemprov, Proposal;

8.      Beasiswa YAAB-ORBIT, prestasi;

9.      Beasiswa Bankaltim, prestasi;

10.   Beasiswa Pemerintah Daerah, tidak mampu sesuai domisili.

                        Tabel 6.1 Jenis Beasiswa dan Jumlah Beasiswa Dalam Tiga Tahun Terakhir

Sumber Dana

Jenis Dana

Jumlah Dana (Juta Rupiah)

Jumlah (Juta Rupiah)

TS-2

TS-1

TS

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Mahasiswa

SPP

7.646,20

7.813,35

14.213,48

29.673,03

Beban Tetap

3,086.85

2,597.23

2,174.50

7,858.58

SKS

8,018.77

12,238.36

7,944.79

28,201.92

SDPG

2,836.35

2,412.50

3,244.00

8,492.85

HER

707.22

819.71

903.20

2,430.13

UKM

403.59

446.15

468.88

1,318.62

Total Dana dari Mahasiswa*

22,698.98

26,327.30

28,948.85

77,975.13

PT sendiri*

0

0

Total Dana dari PT Sendiri*

0

0

0

0

Yayasan

Anggaran rutin**

0

Anggaran pembangunan

0

0

Total Dana dari Yayasan*

0

0

0

0

Kemdiknas/ Kementerian lain terkait

Anggaran rutin**

26,50

13,50

11,60

51,60

Anggaran pembangunan

Hibah tracer study

25.00

25.00

Total Dana dari Kemdiknas/ Kementrian Lain*

26.5

13.5

36.6

76.60

Sumber lain (dalam dan luar negeri)

Sewa Auditorium

30.00

30.00

30.00

90.00

Kantin

24.00

24.00

24.00

72.00

Penelitian

919,90

1.274,85

1.927,25

4.122,00

Pengabdian

359,00

620,90

1.233,95

2.213,85

Wisuda

997.50

1,066.50

1,018.50

3,082.50

Total Dana dari Sumber Lain*

2,330.40

3,016.25

4,233.70

9,580.35

Total

25,055.88

29,357.05

33,219.15

87,632.08

No.

Jenis Penggunaan

Juta Rupiah

Jumlah

(Juta Rupiah)

TS-2

TS-1

TS

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

1

Penyelenggaraan pendidikan*

6.072,39

6.678,72

8.415,32

21.166,43

2

Penelitian

1.394,40

1.842,65

2.390,60

5.627,65

3

Pengabdian kepada masyarakat

1.050,00

1.579,40

1.775,45

4.404,85

4

Investasi prasarana

205,00

265,00

350,00

820,00

5

Investasi sarana

350,00

1.000,00

6.000,00

7.350,00

6

Investasi SDM

400,00

500,00

750,00

1.650,00

7

Kegiatan Kemahasiswaan, Pengelolaan dana hibah, pengembangan manajemen, dan profit BLU

703,59

796,15

568,88

2.068,62

Total

10.175,38

12.661,92

20.250,25

43.087,55

No

Sumber Dana

Besarnya Dana* (Juta Rupiah)

TS-2

TS-1

TS

Jumlah

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

1

Institusi sendiri /yayasan

448,00

554,30

451,750

1.454,05

2

Kemdiknas/Kementerian lain terkait

26,50

13,50

11,60

51,60

3

Lembaga/institusi di luar Kemdiknas/Kementerian lain terkait

919,90

1.274,85

1.927,25

4.122,00

4

Lembaga/institusi luar negeri

0

0

0

0

Total

1.394,40

1.842,65

2.390,60

5.627,65

No

Sumber Dana

Besarnya Dana (Juta Rupiah)

TS-2

TS-1

TS

Jumlah

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

1

Institusi sendiri /yayasan

692,00

958,50

541,50

2.192,00

2

Kemdiknas/Kementerian lain terkait

0

0

0

0

3

Lembaga/institusi di luar Kemdiknas/Kementerian lain terkait

359,00

620,90

1.233,95

2.213,85

4

Lembaga/institusi luar negeri

0

0

0

0

Total

1.051,00

1.579,40

1.775,45

4.404,85

Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal dilaksanakan melalui penerbitan laporan bulanan, triwulan, dan semesteran. Koordinasi dilaksanakan secara internal dengan melalui rapat-rapat rutin dengan melibatkan semua pihak terkait. Satuan Pengawas Internal (SPI) sesuai dengan Charter Audit Untag 2013, melakukan evaluasi pendanaan secara internal setiap semester.

Fungsi dan tugas SPI adalah melaksanakan fungsi pengawasan, monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan keuangan asset, kinerja sumber daya manusia dan administrasi akademik pada semua unit kerja dalam lingkungan UNTAG1945 Samarinda. Dalam pelaksanaan fungsinya SPI mempunyai tugas memonitoring, mengevaluasi laporan keuangan, asset, kinerja, sumber daya manusia dan administrasi akademik, hasilnya dilaporkan kepada Pimpinan Universitas untuk ditindaklanjuti. Selain itu, SPI melakukan klarifikasi dalam berbagai masalah yang menyangkut bidang keuangan, asset, SDM, dan akademik.

Pengelolaan anggaran dilaksanakan secara transparan melalui RAB/RKAT yang disusun setiap unit kerja. Penerbitan laporan keuangan secara rutin dan teratur dengan memanfaatkan aplikasi baik yang diterbitkan oleh Kementrian Keuangan (Sistem Akuntansi Instansi/SAI dan Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Barang Milik Negara/SIMAK BMN) maupun aplikasi yang dibangun sendiri oleh UNTAG 1945 Samarinda.

Pemeriksaan atau audit atas pengelolaan keuangan di Untag 1945 Samarinda dilaksanakan oleh Pemeriksa (auditor) internal dan eksternal. Audit eksternal dilakukan antara lain Pemeriksaan eksternal sebagai lembaga eksternal keuangan dilaksanakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) Mansyur Sain dan rekanan. Audit yang dilakukan baik secara internal maupun eksternal dilakukan secara berkala setiap tahun.

Hasil pemeriksaan KAP tersebut menghasilkan pendapat atau opini atas pemeriksaaan laporan keuangan dan pemeriksaaan atas Laporan Keuangan Untag telah dilakukan tiga tahun secara berturut-turut. Hasil pemeriksaan laporan keuangan oleh KAP dalam tiga tahun terakhir adalah “ Unqualified Opinion atau Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)”. Temauan-temuan minor dan tidak signifikan/material yang ditemukan oleh Auditor dalam bentuk Memorandum Letter (ML), akan ditindaklanjuti sebagai bahan awal untuk perbaikan perencanaan kedepan. Kemudian hasil tesebut dipuplikasikan diberbagai media utamanya media kampus antar laim melalui web untag 1945 Samarinda.